Trabalhar
o planejamento, alinhando-o aos objetivos organizacionais é o grande desafio
enfrentado por administradores de pequenas e médias empresas. No entanto, o
mais importante é gerar o comprometimento das pessoas, principalmente, os
envolvidos na direção do negócio. Uma estrutura estratégica tem conteúdo lógico
e sólido para disciplinar o crescimento da empresa e executar uma transição
ordenada do presente para o futuro. O plano estratégico fornece uma consolidada
integração de informações, o que cria uma formidável sistemática de comunicação
na empresa.
Como
consequência direta da implantação do planejamento, destaca-se a gestão
estratégica, assumindo a responsabilidade de articular os interesses da
empresa, estimular o espírito de equipe, motivar o comprometimento das pessoas
e viabilizar ajustes e alterações no plano de acordo com os ambientes interno e
externo. O plano estratégico é eminentemente flexível e oferece alternativas
que podem substituir certos objetivos operacionais no caso de o ambiente
mostrar sinais de alterações. Ele é a base da APO - Administração por
Objetivos. Aliás, a administração por objetivos se fundamenta no planejamento
estratégico da empresa. Com sua implementação, é possível monitorar o
comportamento do ambiente externo e adequar as estruturas e recursos internos
da empresa para poder identificar novas oportunidades e enfrentar as ameaças
que dele se originam.
Podemos
definir planejamento estratégico como o método pelo qual a empresa define a
mobilização de seus recursos, para alcançar os objetivos propostos. É um
planejamento global a curto, médio e longo prazo. Estratégia é a mobilização de
todos os recursos da empresa no âmbito global, visando atingir objetivos
definidos previamente. É uma metodologia gerencial, que permite estabelecer o
caminho a ser seguido pela empresa, visando elevar o grau de interações com os
ambientes interno e externo. O planejamento estratégico procura responder a
questões básicas, como:
1.
Por que a organização existe;
2.
O que e como ela faz; e
3.
Onde ela quer chegar.
Dele,
resulta um plano estratégico, ou seja, um conjunto de informações consolidadas,
que serve de referência e guia para a ação organizacional. Pode ser considerado
como uma bússola para os membros de uma determinada organização.
Fases
da elaboração
A
elaboração do planejamento estratégico compreende quatro fases:
1. Formulação dos objetivos organizacionais A
empresa define os objetivos globais que pretende alcançar a longo prazo e
estabelece a ordem de importância e prioridade em uma hierarquia de
objetivos.
2. Análise interna das forças e limitações da
empresa A seguir, faz-se uma análise das condições internas da
empresa, para permitir uma avaliação dos principais pontos fortes e dos pontos
fracos que a organização possui. Os pontos fortes constituem as forças
propulsoras da organização, que facilitam o alcance dos objetivos
organizacionais - e devem ser reforçados, enquanto os pontos fracos constituem
as limitações e forças restritivas que dificultam ou impedem o seu alcance - e
devem ser superados. Essa análise interna envolve: a) análise dos recursos
(recursos financeiros, máquinas, equipamentos, matérias - primas, recursos
humanos, tecnologia, etc...), de que a empresa dispõe para as suas operações
atuais ou futuras; b) análise da estrutura organizacional da empresa, seus
aspectos positivos e negativos, divisão do trabalho entre departamentos e unidades,
e como os objetivos organizacionais foram distribuídos em objetivos
organizacionais;c) avaliação do desempenho da empresa, em termos de
lucratividade, produção, produtividade, inovação, crescimento e desenvolvimento
dos negócios.
3. Análise externa Trata-se de
uma análise do ambiente externo da empresa, ou seja, das condições externas que
rodeiam a empresa e que lhe impõem desafios e oportunidades. A análise externa
envolve:
a) mercados abrangidos pela empresa, características atuais e
tendências futuras, oportunidades e perspectivas;
b) concorrência ou
competição, isto é, empresas que atuam no mercado, disputando os mesmos
clientes, consumidores ou recursos; c) a conjuntura econômica, tendências
políticas, sociais, culturais, legais, que afetam a sociedade e todas as demais
empresas.
4. Formulação das alternativas
estratégicas Nesta quarta fase do planejamento estratégico,
formulam-se as alternativas que a organização pode adotar para alcançar os
objetivos organizacionais pretendidos, tendo em vista as condições internas e
externas. As alternativas estratégicas constituem os cursos de ação futura que
a organização pode adotar para atingir seus objetivos globais.
De
um modo genérico, o planejamento estratégico da organização refere-se ao
produto (bens que a organização produz ou serviços que presta), ou ao mercado
(onde a organização coloca seus produtos ou bens, ou onde presta seus
serviços). Daí, a matriz produto / mercado com várias alternativas
estratégicas.
Com
todos esses elementos (objetivos organizacionais, análise das condições interna
e externa e alternativas estratégicas) a organização tem condições para
preparar seu planejamento estratégico. O planejamento estratégico deve
especificar onde a organização pretende chegar no futuro, e como se propõe a
fazê-lo, a partir do presente. O planejamento estratégico deve comportar
decisões sobre o futuro da organização, como:
a) objetivos organizacionais
a longo prazo e seu desdobramento em objetivos departamentais
detalhados;
b) as atividades escolhidas, isto é, os produtos (bens ou
serviços), que a organização pretende produzir;
c) o mercado visado pela
organização, ou seja, os consumidores ou clientes que ela pretende abranger com
seus produtos;
d) os lucros esperados para cada uma de suas atividades;
e)
alternativas estratégicas quanto às suas atividades (manter o produto atual,
maior penetração no mercado atual, desenvolver novos mercados);
f)
interação vertical em direção aos fornecedores de recursos ou integração
horizontal em direção aos consumidores ou clientes;
g) novos investimentos
em recursos (materiais, financeiros, máquinas e equipamentos, recursos humanos,
tecnologia, etc..), para inovação (mudanças), ou para crescimento (expansão);
como alcançar a excelência em planejamento estratégico? O planejamento
estratégico é a chave para o aumento da produtividade e a melhora dos
resultados das empresas. O planejamento estratégico é a base para o
desenvolvimento das organizações, pois permite a estruturação e realização de
tudo o que a empresa espera de suas atividades. Um dos pontos que mais auxiliam
a elaboração do planejamento estratégico são as reuniões, previamente
agendadas, onde são discutidos assuntos de interessa da empresa, e onde seus
executivos conseguem ter controle total sobre o que está acontecendo, sobre os
projetos que estão em andamento, aqueles que foram suspensos ou adiados, os
motivos do sucesso ou do fracasso no planejamento executado, e, desta forma,
adotar procedimentos corretivos, em tempo hábil. É muito importante que exista
um "passo a passo" para estas reuniões, com a sequência de quem irá
falar, e o que, efetivamente, será discutido.
A
análise de qualquer projeto deve ser discutida, sempre, antes das reuniões,
para onde devem ser levados os resultados. Diante deste simples procedimento,
não há qualquer discussão sobre os planos de ação, mas apenas uma prestação de
contas. Assim, as reuniões se tornam objetivas e produtivas, pois são focadas
no problema, evitando, desta forma, discussões desnecessárias e perda de
tempo.
É
necessária a adoção do conceito de que o que interessa aos gestores
(executivos, gerentes, diretores, etc..), são os números e não as
argumentações. Tudo deve ser baseado em planilhas e indicadores. O cronograma
deve ser esquecido, e a preocupação deve ser de fazer o que deve ser feito, e
dentro do prazo estabelecido para isto! Com a realização de reuniões
periódicas, baseadas em produtividade, fica mais fácil para a empresa controlar
o que está sendo feito. O importante é realizar reuniões periodicamente, pois
ninguém enrola o tempo todo. Não há espaço para a não objetividade. Sempre
que possível, deve ser mantido um registro e um controle de todos os
acontecimentos. Isso é muito importante para a historicidade da empresa. Uma
ata com as decisões, prazos e nome dos responsáveis por cada projeto, cada
etapa, é registrada, e todos os interessados devem consultá-la, éter acesso à
mesma. Caso os prazos estabelecidos não sejam cumpridos, o responsável pelo
projeto, ou pela etapa, deve ser notificado sobre a não conclusão do mesmo.
Dessa forma, não já como projetos serem deixados de lado, em detrimento de
outros, pois deve haver um controle rígido sobre seu cumprimento. Desta
forma, tudo fica simples. Com o controle, há cobrança. Com a cobrança, faz-se
acontecer. Assim, tudo sai do papel, e os projetos são executados. Liderança é
fundamental, mas não é apenas de reuniões que vive o planejamento estratégico.
O fator liderança é decisivo nos sistemas de gestão. Somente um grande
executivo é capaz de implementar um plano estratégico de forma a trazer reais
resultados para a empresa. A experiência nos diz que 90% (noventa por
cento) do planejamento estratégico é planejar, e os 10% (dez por cento)
restantes, é fazer acontecer. Enquanto muitas empresas brincam de fazer mapas
estratégicos, planos mirabolantes, elas se esquecem de implementar as
estratégias, e é na implementação da ideia que se define a competência do
executivo. O que diferencia um grande executivo de um executivo mediano (ou
medíocre) é a força de vontade. Um bom executivo tem o perfil de um bom
aluno: é aquele que tem constância, que estuda de tudo um pouco, sem escolher a
matéria, e, principalmente, o bom executivo dedica todo o seu tempo a todos os
assuntos, sem discriminação. A liderança não é um mérito individual, mas sim o
resultado de uma parceria bem realizada. Não existe um bom líder sem um bom
assessor, e um grande assessor sem um bom líder; é um grande desperdício de
capacidade. A parceria entre o líder e o seu assessor deve ser perfeita, para que
a liderança seja exercida em sua plenitude.
